Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

FlowAssist AI
David Hinnenkamp
c/o Autorenglück #78276
Albert-Einstein-Straße 47
02977 Hoyerswerda
Deutschland

Telefon: +49 171 2376530
E-Mail: [email protected]

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt; Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und unserer Dienste erforderlich ist. Eine Nutzung zu Werbezwecken oder eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt. Ein KI-Training mit Ihren Inhalten oder Gesprächen erfolgt nicht.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und laden keine externen Schriftarten, Karten oder Skripte von Drittanbietern nach. Deshalb gibt es auf dieser Website kein Cookie-Banner: Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt (siehe Abschnitt 9).

3. Hosting und Auslieferung

Die Website und das Kundenportal werden bei Cloudflare Pages betrieben (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technische Zugriffsdaten: gekürzte IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler und schneller Betrieb). Die Server-Logs werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (Name, Firma, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung).

Die Daten löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach 24 Monaten.

5. KI-Chat auf der Website und in den Demo-Vorschauen

Auf unseren Seiten und in den Demo-Vorschauen für Interessenten ist ein KI-Chat eingebunden. Ihre Texteingaben werden an unsere Server und von dort an die Sprach- und Dialogmodelle unseres Dienstleisters Retell AI (Retell AI, Inc., USA) übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen.

Geben Sie im Chat freiwillig Kontaktdaten an (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anliegen), verarbeiten wir diese zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und – bei einer Demo – zur einmaligen Weiterleitung an den jeweils dargestellten Betrieb, damit dieser sich bei Ihnen melden kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Gespeichert werden der Gesprächsverlauf und die von Ihnen gemachten Angaben. Eine Aufbewahrung erfolgt längstens 90 Tage, sofern keine Geschäftsbeziehung entsteht. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

6. Telefon-Assistent

Unsere Kunden setzen einen KI-gestützten Telefon-Assistenten ein. Ruft jemand bei einem dieser Betriebe an, wird das Gespräch technisch über Retell AI (Retell AI, Inc., USA) geführt und in Text umgewandelt. Dabei verarbeitet werden die Rufnummer des Anrufers, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, der Gesprächsinhalt als Transkript sowie die im Gespräch gemachten Angaben (etwa Name, Anliegen, gewünschter Rückruf).

Verantwortlicher für diese Gespräche ist der jeweilige Betrieb, der den Assistenten betreibt. Wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der mit dem Betrieb geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (einsehbar hier). Eine Aufzeichnung des Gesprächsaudios erfolgt nur, wenn der Betrieb sie in seinem Konto aktiviert; andernfalls wird das Audio nach der Umwandlung in Text verworfen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung des Anliegens) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (betriebliche Dokumentation). Transkripte und Anrufdaten werden nach den Vorgaben des jeweiligen Betriebs gelöscht, in der Regel nach 90 Tagen.

7. Terminbuchung

Für Erstgespräche verlinken wir auf Cal.com (Cal.com, Inc., USA). Die Buchung erfolgt ausschließlich auf den Seiten von Cal.com; dort gelten deren Datenschutzhinweise. An uns übermittelt werden der gewählte Termin, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen freiwillig gemachten Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Vertragsabwicklung, Zahlungen und E-Mail-Versand

Für den Abschluss und die Abwicklung kostenpflichtiger Verträge nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Ihre Zahlungsdaten werden bei Stripe eingegeben und dort verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten, sondern nur Kennungen, Status- und Rechnungsinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Transaktions- und Zugangsmails (etwa Bestätigung, Aktivierungslink, Rechnungshinweis) versenden wir über Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, der Name und der Inhalt der Mail übermittelt.

Rechnungs- und Vertragsunterlagen bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (6 bzw. 10 Jahre) auf. Kontodaten im Kundenportal löschen wir nach Beendigung des Vertrags, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

9. Kundenportal und Cookies

Für die Anmeldung im Kundenportal (app.flowassist-ai.com) setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (fz_session). Es enthält eine zufällige Kennung, ist auf die Portaldomain beschränkt, wird HttpOnly und Secure ausgeliefert und läuft nach der Sitzung ab. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich).

Weitere Cookies, Pixel oder Skripte von Drittanbietern werden nicht gesetzt. Für die optionale Zwei-Faktor-Anmeldung per E-Mail-Code wird Ihre E-Mail-Adresse über Resend versendet.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags:

Dienstleister	Zweck	Sitz
Cloudflare, Inc.	Hosting, Auslieferung, Datenbank (EU-Region)	USA
Retell AI, Inc.	Sprach- und Dialogmodelle (Chat und Telefon)	USA
Stripe Payments Europe, Ltd.	Zahlungsabwicklung	Irland / USA
Resend, Inc.	Versand von Transaktions- und Zugangsmails	USA
Cal.com, Inc.	Terminbuchung (nur bei Nutzung)	USA

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nur statt, wenn Sie eingewilligt haben, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist.

11. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Anbieter sitzen in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und, soweit der Anbieter zertifiziert ist, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Technische Schutzmaßnahmen wie Transportverschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen gelten auch bei diesen Anbietern.

12. Speicherdauer im Überblick

• Server-Logs: bis 30 Tage
• Chat-Verläufe und Demo-Anfragen: bis 90 Tage
• Anrufdaten und Transkripte: nach Vorgabe des jeweiligen Betriebs, in der Regel 90 Tage
• Kontodaten im Portal: bis zur Löschung des Kontos
• Rechnungen und Vertragsunterlagen: 6 bzw. 10 Jahre (gesetzliche Fristen)

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Betroffene von Telefongesprächen wenden sich für Auskunft oder Löschung bitte an den Betrieb, der den Assistenten einsetzt; wir unterstützen diesen dabei. Für alle übrigen Anliegen genügt eine Nachricht an [email protected].

Sie können sich zudem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden.

14. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Zugriffe auf Kundendaten sind auf Rollen beschränkt, Änderungen werden protokolliert, eine Zwei-Faktor-Anmeldung ist verfügbar. Mandantendaten liegen getrennt voneinander; die Datenbank wird in der EU betrieben. Zugangsdaten werden nur als Hashwert gespeichert.

15. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 23. Oktober 2026. Durch Weiterentwicklung unserer Dienste oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden.